Háromoldalú egyeztetés: minden számla, minden sor, minden alkalommal

Minden szállítói számlának két dologgal kell egyeznie: azzal, amit megrendeltek, és azzal, amit ténylegesen leszállítottak. Ez a háromoldalú egyeztetés, és a beszerzési kontroll alapja.

Elméletben. A gyakorlatban a legtöbb pénzügyi csapat végignézi a végösszeget, rábólint, és kifizeti. Nem hanyagságból — egyszerűen nincs rá idő. Egy tizenkét tételes számla soronkénti összevetése két másik dokumentummal hat perc körül van. Havi kétszáz számlánál ez húsz óra.

Így aztán a csapatok szúrópróbáznak, vagy nem ellenőriznek. És itt maradnak észrevétlenül kifizetve a túlszámlázások.

Mit néz meg a rendszer

Az automatikus egyeztetés nem a végösszeget nézi, hanem minden sort külön. Három forrást vet össze: a megrendelést, a szállítólevelet és a számlát.

Soronként három kérdést tesz fel. Annyit számláztak, amennyit leszállítottak? Azon az áron, amelyben megállapodtunk? Egyáltalán szerepel ez a tétel a megrendelésen?

A tipikus eltérések ebből a három kérdésből jönnek ki:

• Mennyiségi eltérés — száz doboz érkezett, százhúszat számláztak
• Áreltérés — a megrendelésen 4,20 euró szerepelt, a számlán 4,50
• Nem rendelt tétel — olyan sor, amely egyik megrendelésen sem szerepel

Egy valós példában a tizenkét sorból kilenc hibátlanul egyezett, három pedig fennakadt. A három eltérés együtt 368,50 euró volt — egyetlen, egyébként teljesen hétköznapi irodaszer-számlán.

Az eltérésekkel dolgozik a csapat, nem a számlákkal

Ez a különbség lényege. A pénzügyes nem tizenkét sort ellenőriz, hanem hármat — azt a hármat, amelyik tényleg indokolja a figyelmét. A többi kilenc jóváhagyásra kész.

A rendszer javaslatot tesz: tartsuk vissza a három megjelölt sort, a maradék kilencet engedjük fizetésre. A megjelölt tételekhez automatikusan kérdés megy a szállítónak, indoklással együtt.

Kifizetést továbbra is ember hagy jóvá. A rendszer ellenőriz és javasol, a döntés marad a csapaté. Ez nem óvatosságból van így: a szállítói kapcsolat üzleti kérdés, és egy visszatartott tétel következményeit embernek kell mérlegelnie.

Mi történik a megjelölt tételekkel

Az eltérés megtalálása önmagában kevés. A kérdés az, mi lesz vele utána.

A rendszer minden megjelölt sorhoz elkészíti a kifogás alapját: melyik dokumentum mit mond, mekkora a különbség, és mi a javasolt lépés. Ebből a szállítónak menő kérdés néhány kattintással kimegy — nem általános „kérjük egyeztessék" üzenetként, hanem konkrét hivatkozással a megrendelésszámra és az érintett tételre.

Ez azért fontos, mert a kifogás megfogalmazása gyakran több időbe kerül, mint a hiba megtalálása. Ha egy negyven eurós eltérés miatt húsz percet kell levelezni, a legtöbb csapat inkább kifizeti. Így a hiba megtalálása sem ér semmit.

Részszállítás, tűréshatár, valóság

A gyakorlatban ritkán egyezik minden pontosan, és nem is kell.

A részszállítás normális: a megrendelés száz darabra szól, hatvan érkezett, hatvanat számláztak. Ez nem eltérés, hanem nyitott megrendelés. A rendszernek ezt is így kell kezelnie, különben minden részszállítás hamis riasztást generál — és néhány hét után a csapat elkezdi figyelmen kívül hagyni a jelzéseket.

Ugyanez igaz a tűréshatárokra. Néhány centes kerekítési különbség, súly szerint árazott anyag kis eltérése, szállítási költség arányosítása — ezekre tűréshatár állítható be, cégre és szállítóra szabva. A cél nem az, hogy minden eltérés fennakadjon, hanem hogy az akadjon fenn, ami számít.

A számok

• Egy számla ellenőrzése: hat perc körülről néhány másodpercre
• Automatikusan egyeztetett sorok: a tételek háromnegyede emberi érintés nélkül
• Szállítói átfutás: a hibátlan számlák azonnal mennek tovább, nem várnak a kötegelt ellenőrzésre

Az utolsó pont a szállítói kapcsolatokról szól. Ha a hibátlan számlák nem ragadnak be a hibásak mögé, a szállító két napon belül a pénzénél van. Ez tárgyalási pozíció is.

Hol illeszkedik a rendszer

A megoldás a meglévő könyvelő- vagy ERP-rendszerhez kapcsolódik, és a megrendelő saját európai uniós felhőkörnyezetében fut. Nem kell rendszert cserélni hozzá.

A beszerzési adat — kitől, mennyiért, milyen feltételekkel vásárol a cég — érzékeny üzleti információ. Nem kerül harmadik fél általános modelljének tanításába.

Mire van szükség hozzá

Egy dolgot érdemes előre tisztázni, mert ezt a legtöbb bemutató elhallgatja: háromoldalú egyeztetés csak ott működik, ahol van megrendelés.

Sok középvállalatnál a beszerzés telefonon vagy e-mailben történik, formális megrendelés nélkül. Ilyenkor a rendszernek nincs mihez viszonyítania — a számla és a szállítólevél összevetése kétoldalú egyeztetés, az is hasznos, de az áreltérést nem fogja megtalálni, mert nincs rögzítve, miben állapodtak meg.

Ez nem technológiai akadály, hanem folyamatkérdés. Ha a cél a beszerzési kontroll, a megrendelési fegyelem az első lépés, az automatizálás a második. Fordított sorrendben nem működik, és tisztességtelen volna azt állítani, hogy igen.

Mennyit ér

Egyetlen számlán 368,50 euró. Az igazi kérdés az, hogy havi kétszáz számlánál hány ilyen csúszik át észrevétlenül, amikor a csapatnak nincs húsz órája mindegyiket végignézni.

A válasz többnyire az, hogy senki nem tudja. Pontosan ez a probléma.